În “viaţa” unui proiect de dezvoltare organizațională se pot descrie patru faze (etape), care în principiu, se circumscriu ciclului managerial al unui proiect: concepţie; planificare; implementare şi încheiere. Conținutul fazelor proiectelor de intervenție  este prezentat în suportul de curs realizat de Organizaţia Naţională “Cercetaşii României” (2000), fiind redate în prezenta secţiune (cu adaptările impuse de specificul proiectelor cu finanțare nerambursabilă, cele care interesează în mod direct în dezvoltarea organizațională a start-up – urilor):

I.CONCEPŢIE:

Identificarea problemei şi definirea scopului proiectului;
Formularea obiectivelor;
Estimarea surselor financiare necesare;
Pregătirea propunerii de proiect.

II.PLANIFICARE:

Realizarea unei planificări şi a unui buget al proiectului;
Alocarea resurselor (umane, materiale, financiare, de timp şi informaţionale);
Formarea echipei de proiect.

III.IMPLEMENTARE

Pregătirea şi derularea activităţilor;
Monitorizarea permanentă a costurilor şi activităţilor;
Evaluarea periodică a proiectului;
Realizarea rapoartelor intermediare.

IV.ÎNCHEIERE

Încheierea tuturor angajamentelor şi contractelor legate de proiect;
Evaluarea finală;
Realizarea rapoartelor finale.

I. CONCEPŢIA:

Problema

Orice proiect are ca drept scop o schimbare în bine a situaţieibeneficiarilor proiectului. Situaţia de la sfârşitul proiectului poatereprezenta fie soluţia finală dorită pentru problemă, fie soluţia parţială – dar realistă – care poatefi atinsă cu resursele limitate avute la dispoziţie.

Scopul proiectului

Scopul este stadiul în care dorim să ajungă problema în urma proiectului. Pentru formularea acestuia au fost formulate următoarele recomandări:

-Enunţul scopului trebuie să fie scurt şi concis;

-Scopul trebuie formulat fără utilizarea conjuncţiei ”şi” pentru a despărţi două propoziţii (caz în care este vorba în fapt de două scopuri).

Obiectivele proiectului

Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obţinut în efortul de atingere a scopului. Obiectivele sunt paşii care trebuie făcuţi pentru a ne apropia de scop.

Enunţarea obiectivele trebuie făcută astfel încât să se evite confuzia cu metodele, care descriu cum se îndeplinesc obiectivele. Obiectivele reprezintă o finalitate, în timp ce metodele reprezintă un drum:  un obiectiv nu este ceea ce vrei să faci, ci ceea ce vrei să obţii prin ceea ce faci. Cea mai bună regulă de deosebire a obiectivului de metodă este următoarea: dacă există un singur mod de a îndeplini obiectivul enunţat, probabil că, de fapt, a fost enunţată o metodă.

De asemenea, pentru ca un obiectiv să fie corect definit el trebuie să fie SMART (S- specific, M-măsurabil, A-uşor de Atins, R-realistic, T-definit în Timp).

Grupul-ţintă

Reprezintă persoanele sau categoria de persoane căreia i se adresează proiectul.

Beneficiarii

Reprezintă persoanele sau categoria de persoane care vor avea de căştigat în mod direct sau  indirect , de pe urma proiectului. Ei pot fi aceiaşi cu grupul-ţintă sau pot diferi de aceştia.

II. PLANIFICAREA

Planificarea în timp a activităţilor urmăreşte  stabilirea dependenţele între activităţi şi succesiunea optimă a acestora şi estimarea duratei reale a fiecărei activităţi, precum şi identificarea resurselor necesare.

Planificare activităţilor se realizează prin parcurgerea următorului algoritm:

1. Pentru fiecare obiectiv al proiectului, se decide strategia optimă de atingere a acestuia şi acţiunile pe care le implică;
2. Pentru fiecare acţiune, se descriu activităţile elementare pe care le presupune;
3. Pentru fiecare activitate se estimează durata şi resursele necesare;
4. Se ordonează activităţile în succesiunea lor logică, cu menţiunea că unele activităţi pot avea loc în paralel.
5. Unele activitaţi pot depinde de aceaşi resurse sau de rezultatul altor activităţi. Ca atare, acestea trebuie reordonate într-o succesiune corectă.
6. Se stabilesc limitele de timp în care o activitate poate avea loc.

III.FAZA DE IMPLEMENTARE

În faza de implementare a proiectului este necesar a se stabili dacă  sunt atinse obiectivele, dacă este respectată programarea activităţilor şi dacă nu se depăşesc resursele alocate. Exercitarea controlului vizează în special gestiunea timpului şi controlul costurilor.

a. Controlul timpului:

Motivul principal invocat pentru nerespectarea timpului este cel mai adesea apariţia de  factori neprevăzuţi în perioada de planificare a proiectului. Alţi factori care provoacă întârzieri sunt:

• Nerespectarea termenelor pentru activităţile propuse;
• Prea multe ”sarcini aproape gata” efectuate;
• Prea multe ”acţiuni prioritare” pe listă, ceea ce are ca efect incoerenţa acţională;
• Un număr prea mare de întâlniri “extraordinare” ale echipei.

Aceste probleme şi altele legate de gestiunea timpului, pot fi rezolvate prin:

• Evaluare permanentă;
• Acţiuni corective la timpul potrivit;
• Negociere în cadrul şi în afara echipei proiectului;
• Acordarea de suficientă libertate managerului de proiect;
• Sprijin pentru proiect din partea restului organizaţiei.

b. Controlul costurilor:

Folosirea corectă a resurselor financiare şi respectarea bugetului sunt responsabilităţi de bază a managerului de proiect. Pentru exercitarea acestei atribuţii sunt necesare trei cerinţe de bază:

1. bugetul iniţial a fost bine găndit;
2. bugetul este continuu monitorizat pe parcursul proiectului;
3. nivelul de responsabilitate şi limitele de autoritate privind cheltuielile proiectului sunt bine clarificate pentru toţi membrii echipei.

Dacă proiectul intră în criză financiară există mai multe alternative de acţiune:

–suplimentarea veniturilor proiectului (de regulă, prin accesarea celorlalte surse de finanţare);

–realizarea parţială a obiectivelor;

–nerespectarea calităţii propuse;

–nerespectarea planificării în timp;

–oprirea proiectului.

În general, aceste modalităţi de acţiune depăşesc nivelul de autoritate al managerului de proiect, presupunând în general acordul finanţatorului sau măcar al organizaţiei care derulează proiectul.

Ceea ce se află la îndemâna managerului şi echipei de implementare sunt procedurile de monitorizare prin care este posibilă atât prevenirea, cât şi gestionarea situaţiilor de criză apărute în faza de implementare.

IV. FAZA DE ÎNCHEIERE

La sfârşitul proiectului este necesară o evaluare privind succesul proiectului, Un proiect poate fi considerat de succes dacă acesta este realizat la timpul prevăzut , cu resursele alocate şi la nivelul de performanţă dorit.

Evaluarea propusă va trebui să răspundă la toate aceste elemente. Pentru acesta trebuie să stabilim, încă de la început o schemă de evaluare a proiectului, schemă ce presupune stabilirea unor criterii, indicatori şi standarde de performanţă şi calitate. Evaluarea se concentreză asupra a patru aspecte principale:

–resurse investite;

–activităţi desfăşurate;

–rezultate obţinute;

–impactul realizat.

Ca metode de evaluare pot fi folosite:

-Observarea directă şi indirectă;

-Chestionare;

-Discuţii şi interviuri, etc.

Propunerea de finanţare este doar unul dintre instrumentele de colectare de fonduri / resurse materiale (pe lângă: credite, activităţi aducătoare de venit, subvenţii de stat, evenimente speciale etc.). Ca atare, finanţarea unui proiect nu se reduce doar la redactarea de propuneri de finanţare, ci trebuie să includă şi alte instrumente menite să asigure resurse materiale (pentru asigurarea cofinanţării, pentru plata TVA etc.). Descrierea specificului propunerillor de finanţare şi a componentelor sale este făcută în ghidul redactat de ONG-urile Ecotop Oradea şi Clubul Ecologic Transilvania. (2006), document în baza căruia a fost redactată această secţiune (cu adaptarea conţinutului la specificul cursului şi cu adăugarea de exemple).

Propunerea de finanţare este o solicitare de sprijin (bani sau ajutor tehnic) adresată de obicei în scris sub forma unei cereri de finanţare destinată unui finanţator (autoritate de implementare a programelor europene, fundaţii, fonduri guvernamentale etc.).

Propunerea este formulată (cu foarte puţine excepţii) prin utilizarea unui format prestabilit impus de către potenţialul finanţator. O propunere de finanţare bine redactată îl va informa pe finanţatorul potenţial:

– de ce aveţi nevoie de bani;

– de câţi bani aveţi nevoie;

– cum şi când îi veţi folosi;

– ce schimbări va aduce implementarea proiectului;

– cum veţi evalua schimbarea;

– cum puteţi inspira încredere că veţi folosi finanţarea;

– ce avantaje oferiţi donatorului potenţial în urma finanţării primite.

Există o serie de avantaje certe ale oferirii finanţărilor pe baza propunerilor/apelurilor de finanţare:

– oferă posibilitatea consultării cu finanţatorul, care poate veni cu propuneri;

– ajută la planificarea activităţii organizaţiei care solicită fonduri;

– oferă posibilitatea obţinerii unei sume mari de bani dintr-o dată;

– este o posibilitate relativ comodă de a obţine fonduri (stând la birou), nu necesită efort suplimentar (cum ar fi de exemplu cel cerut de organizarea unei campanii de strângere de sponsorizări de la firmele din comunitate).

De asemenea, pot fi menţionate o serie de dezavantaje ale propunerilor/apelurilor de finanţare:

– sunt delimitate anumite domenii în care se acordă finanţări, existând puţină flexibilitate în finanţarea altor domenii (deşi, de regulă, în cadrul documentelor care prezintă domeniile de activitate finanţabile, enumerarea lor se încheie cu formulări de tipul “şi alte activităţi similare”);

– banii câştigaţi pot fi utilizaţi numai în programul descris în cerere (şi nu pot acoperi alte necesităţi legate de funcţionarea organizaţiei sau plăţii stimulative a personalului implicat);

– evaluările proiectelor se pot prelungi mult în timp (în cazul diferitelor programe europene post-aderare operaţionale în prezent perioada medie de evaluare variază între 3 luni şi peste 1 an, existând și exemple negative, de scheme de finanțare anulate datorită lipsei de transparență în acordarea fondurilor sau a fraudelor înregistrate);

– trebuie să se efectueze o raportare continuă către finanţator, uneori în formate care nu corespund activităţii curente a solicitantului de fonduri sau al organizaţiilor cu care acestea lucrează (de exemplu, este dificilă obţinerea unei adrese din partea unităţilor Trezoreriei pentru deschiderea unui cont IBAN, deşi acest document este solicitat în mai multe programe de finanţare europene).

Încă de la începutul elaborării propunerii de finanţare trebuie conştientizat faptul că finanţatorul este cel care stabileşte regulile pe baza cărora aşteaptă să fie efectuat proiectul de intervenție comunitară pe care îl va finanţa.

Propunerea de finanţare este o promisiune şi un angajament: solicitantul promite că va rezolva o problemă şi se angajează ca o va face urmând planul descris în propunerea de finanţare propus. Promisiunea şi angajamentul sunt de natură morală (în cadrul cererii de finanţare), dar, odată obţinută finanţarea, ele capătă caracter legal (ca parte a contractului de finanţare).

Referințe bibliografice:

Ecotop Oradea şi Clubul Ecologic Transilvania. (2006). Introducere în scrierea propunerilor de finanţare şi managementul proiectelor. http://www.greenagenda.org/img_upload/93e765c8739c6010c3a0a1197d1d5c54/Manual_scriere_proiecte.pdf

Organizaţia Naţională “Cercetaşii României”. (2000). Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare. Suport de curs pentru modulul ”Proiecte” – formare lideri de unitate. http://www.scribd.com/doc/7096348/MANAGEMENTUL-PROIECTELOR